Die "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" kurz GoBD
Mit dem BMF-Schreiben vom 14.11.2014 hat die Finanzverwaltung ihre Anforderungen an die IT-gestützte Buchführung und den Datenzugriff zusammengefasst. Die neuen GoBD (= Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) ersetzen dabei die bisher getrennten Stellungnahmen GoBS und GDPdU. Sie sollen die bisherigen Verlautbarungen hinsichtlich der zwischenzeitlich fortschreitenden technischen Entwicklung überarbeiten und zusammenfassen.
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Nach Durchsicht der neuen GoBD ergeben sich folgende grundlegenden Änderungen für IT-gestützte Rechnungslegungssysteme:
- Geltungsbereich Datenverarbeitungssystem
- Erfordernis der Ordnungsmäßigkeit
- Verfahrensdokumentation bei elektronischer Archivierung
Geltungsbereich Datenverarbeitungssystem
„Datenverarbeitungssystem“ schließt nach der aktuellen Fassung der GoBD unabhängig von Bezeichnung und Größe der Software neben dem Hauptsystem alle Vor- und Nebensysteme mit ein, wie z. B. Kassensystem, Warenwirtschaftssystem, Zahlungsverkehrssystem, Materialwirtschaft, Fakturierung, Archivsystem u. v. m. (siehe Abschnitt 1.11 der GoBD „Datenverarbeitungssystem; Haupt-, Vor- und Nebensysteme“ RZ 20).
Erfordernis der Ordnungsmäßigkeit
Nach Abschnitt 3 der GoBD „Allgemeine Anforderungen“ RZ 23 erstreckt sich die Erfordernis der Ordnungsmäßigkeit auch auf die in RZ 20 genannten Verfahren und Bereiche des DV-Systems. Dabei ist der Grundsatz der Ordnungsmäßigkeit bereits bei der Entwicklung und Freigabe von Haupt-, Vor- und Nebensystemen einschließlich des damit angewandten DV-gestützten Verfahrens zu berücksichtigen.
Verfahrensdokumentation bei elektronischer Archivierung
Aus einer vorliegenden Verfahrensdokumentation muss ersichtlich sein, wie die elektronischen Belege erfasst, empfangen, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden. D. h. die betreffende Prozesskette ist vollständig und nachvollziehbar darzustellen. Ferner ist darzulegen, dass die für die Besteuerung relevanten Daten für einen sachverständigen Dritten jederzeit aus dem System mittels entsprechender Möglichkeiten abgerufen und ausgegeben werden können.
Ergebnis
Auf Wunsch (Phase 1) informieren und beraten wir Sie zum Thema „GoBD“, (Phase 2) prüfen, ob Ihre Aufzeichnungen und relevanten IT-Anwendungssysteme GoBD konform sind und (Phase 3) unterstützen Sie bei der Umsetzung notwendiger Maßnahmen zur Erfüllung der GoBD und Datenbereitstellung im Sinne der bisherigen GDPdU. Als Ergebnis erhalten Sie eine GoBD-Prüfungsbescheinigung als Ordnungsmäßigkeits-Nachweis.
